Ennen palvelun myöntämistä ja järjestämistä, erityispalveluiden esimies laatii palvelutarpeen arvioinnin. Arviointia tehdessä erityispalveluiden esimies voi käyttää tukena muiden asiantuntijoiden lausuntoja.
Henkilökohtaisen avun järjestämiseksi vaikeavammaisella henkilöllä tulee olla voimavaroja määritellä avun sisältö ja toteutustapa.
Vaikeavammaisena pidetään henkilöä, joka tarvitsee välttämättä ja toistuvasti toisen henkilön apua suoriutuakseen.