Palveluseteliä haetaan ennen varhaiskasvatuspalvelun alkamista ja palveluseteli myönnetään vähintään kuukaudeksi. Palveluseteliä ei voi hakea takautuvasti.
Perhe valitsee haluamansa yksityisen palvelun tuottajan, joka on hyväksytty palvelusetelin tuottajaksi Pielaveden kunnan toimesta. Perhe hakee palveluseteliä kunnalta, varhaiskasvatustoimistosta. Päätökset palvelusetelin myöntämisestä ja suuruudesta tehdään varhaiskasvatustoimistossa. Palvelusetelin kattohinnasta vähennetään laskennallinen kunnallinen asiakasmaksu, jolloin saadaan myönnettävän palvelusetelin määrä.
Päätökset oikeudesta palveluseteliin ja sen suuruudesta lähetetään huoltajille ja palveluntuottajalle. Huoltajat ja palveluntuottaja tekevät palvelusopimuksen.
Palveluntuottaja perii määrittelemänsä maksut perheeltä. Palveluntuottaja lähettää kunnalle kuukausittain palvelusetelipäätösten mukaisen laskun kunnalle.
Muutokset joiden perusteella tarkistetaan oikeus palveluseteliin ja sen suuruuteen:
- perheen tulot muuttuvat oleellisesti (+/- 10 %)
- perheen koko tai lapsen hoidon tarve muuttuu
- opiskelu/työtilanteessa tapahtuu muutoksia
- lainsäädäntö tai kunnan päätökset muuttuvat
Mikäli edellä mainituista jokin tulee ajankohtaiseksi, tulee siitä ilmoittaa välittömästi palveluntuottajalle ja varhaiskasvatustoimistoon. Palveluntuottajalla on velvollisuus ilmoittaa tietoon saamansa muutokset varhaiskasvatustoimistoon.
Palvelusetelin voimassaolo päättyy kirjallisesti varhaiskasvatustoimistoon ilmoitettuun päättymispäivään. Tästä on huoltajilla velvollisuus ilmoittaa välittömästi varhaiskasvatustoimistoon. Palvelusetelin maksaminen katkeaa, mikäli lapsi on poissa yhtäjaksoisesti yli yhden kuukauden, poikkeuksena huoltajien vuosiloma. Lapsen viimeinen hoitopäivä on viimeinen laskutettava päivä.
Aiheettomasti maksettu palveluseteli peritään takaisin palveluntuottajalta, enintään vuoden ajalta.
Palvelusetelin kattohinnan muutoksista päättää Pielaveden kunnan sivistyslautakunta.
Palvelusetelin kattohinta muuttuu Pielaveden varhaiskasvatuksen palvelusetelin määräytyminen -taulukon mukaisesti seuraavan kuukauden alusta kun lapsi on täyttänyt 3 vuotta. Palvelun tuottajan tulee ilmoittaa näistä muutoksista varhaiskasvatustoimistoon. Palvelun tuottaja ja perhe saavat uuden palvelusetelipäätöksen.